Il problema

Decine di e-mail e documenti da gestire ogni giorno sono spesso la rovina delle migliori aziende ed organizzazioni. Come è possibile, infatti, concentrare tutte le proprie energie e know how nello sviluppo del proprio lavoro se la maggioranza del tempo passato in ufficio viene utilizzato per le pratiche di “Gestione del Contenuto”?

Per ovviare a questa triste realtà ci sono diversi strumenti che aiutano nella gestione di documenti e comunicazioni, e molti di questi sono standard Open Source completamente gratuiti. Google Docs è l'applicazione Free di Google che ci permette, ad esempio, di condividere documenti online.

Gli scettici staranno già scuotendo la testa in dubbio sulla necessità di inviare i proprio documenti su fonti esterne disponibili in remoto... ma riflettiamo per un minuto sull'applicazione di questo strumento Google e su come potrebbe semplificare i meccanismi aziendali senza il minimo rischio.

Chiunque gestisca un gruppo di collaboratori sa di essere costretto alla gestione dell'alto numero di contenuti che essi producono. Presentazioni, report, schede, fogli di calcolo, sono continuamente creati, aggiornati e condivisi in allegato ad altrettante e-mail, dal personale d'ufficio. Ogni file inviato tramite e-mail, è non solo uno spreco di risorse, ma un incubo dell'organizzazione. Essi infatti sono vere e propria copie virtuali del documento, una copia per ogni utente che deve leggerla ed una copia per ogni modifica e versione; in aggiunta ogni modifica non perviene a tutti in tempo reale e questo fa si che più persone si trovino a lavorare su copie già etichettate come obsolete. In poche ore un documento realizzato dall'amministratore si moltiplica in 30 copie tutte ad un diverso livello di maturità e lavorazione... poco pratico da gestire e soprattutto dispendioso in termini di tempo e coordinamento.

La soluzione

Ecco perchè uno strumento virtuale può essere la soluzione più veloce ed economica per l'organizzazione ottimale di ogni ufficio.

Google Docs permette la gestione e condivisione online dei documenti in tutta sicurezza; .doc, .xls, .csv, .ppt, .txt, .html, .pdf e quant'altro possono essere creati, caricati, condivisi o scaricati (e quindi salvati) attraverso una pagina web completamente sicura. I documenti condivisi sono accessibili, previa registrazione ed autenticazione, da un certo numero di collaboratori cui il creatore del documento stesso permette l'accesso. Ogni documento è quindi online, semplicemente condiviso, ma senza per questo, rappresentare un pericolo dal punto di vista della privacy o della sicurezza del suo contenuto.

Funzionamento

Quando un amministratore crea una documento, o ne carica uno già esistente utilizzando l'applicazione Google Docs, è in grado, in pochi minuti, di creare una rete di lavoro e collaborazione, elencando gli indirizzi e-mail dei collaboratori che sono autorizzati ad accedere a quel singolo documento o cartella. Google Docs permette di lavorare sul file come se fosse ancora nel proprio computer senza differenza percepibile; ma la differenza esiste eccome:

Un documento condiviso è aggiornato in tempo reale. Ogni modifica è percepita in tempo reale e, malgrado l'infinito numero di cambiamenti possibili, il documento resta unico ed univoco e non c'è il rischio di confonderlo con versioni precedenti.

Il file è SEMPRE a disposizione di tutti, in qualsiasi momento ed accedendo da qualsiasi piattaforma online; questo rende il sistema particolarmente appetibile per quelle aziende che si fregiano di reti di collaboratori suddivisi tra più location o fusi orari. Ogni modifica viene presentata a tutti gli utenti registrati in maniera automatica e rapida e senza possibilità di errore.

Per tutti quelli che entrano a far parte di questo mondo gratuito dedicato alla gestione dei contenuti, Google Docs diventa uno strumento efficace ed imprescindibile, per la condivisione di concetti ed informazioni ancora più efficace delle lunghe riunioni aziendale cui si è ancora vincolati in molti settori.