Intranet - organizzazioni, processi e flussi produttivi
Quale che sia il vostro settore, privato o pubblico, siete innanzitutto un'organizzazione di persone, che cerca l'eccellenza dandosi delle regole, riconoscendo alle persone ruoli e attribuzioni nella gestione di attività che, nell'interesse vostro e dei vostri Clienti o Utenti, rispondono a precise descrizioni. Basterebbe questo a fare di voi gli utenti ideali per una "Intranet di processo" come quella che passiamo a descrivervi, e che unisce al suo interno un sistema documentale e la gestione, governata da filiere controllate, di ogni tipo di "contenuti".
I contenuti
Nel mondo del CMS, ed in particolare di Plone, tutto ciò che è digitalizzabile si candida ad essere un "contenuto": un testo, un file audio o video, una cartella di file, un elenco di dati.
- Contenuto è l'unità di base del quotidiano lavoro di un singolo o di un gruppo sulla conoscenza prodotta in un ufficio, una Organizzazione, una Comunità.
- Contenuto è il set di dati che rappresentano una persona nel proprio lavoro e nell'ambito della sua organizzazione: il profilo aziendale sulla Intranet, l'insieme di comunicazioni di lavoro inviate ed archiviate in base ai progetti.
- Contenuto è un gruppo di informazioni caratterizzate da uno "stato" . Il documento creato oggi sarà una "bozza privata" visibile soltanto al suo Autore, per poi divenire una "bozza pubblica" visibile ai revisori abilitati, e quindi un documento "pubblicato" visibile a tutti i destinatari.
Rappresentare e gestire i processi produttivi
Per qualsiasi organizzazione l'efficacia e l'utilità della Intranet sono direttamente collegate alla loro capacità di rappresentare i processi reali e supportare le attività quotidiane di lavorazione dei contenuti individuali e condivisi.
L'utilizzo di Plone e le specifiche competenze di analisi dei processi di lavoro delle nostre aziende hanno consentito di riprodurre in modo efficace le organizzazioni del mondo reale, grazie ad un sistema flessibile per l'attribuzione di relazioni tra persone e tra unità organizzative, correttamente mappate all'interno del sistema.
Le organizzazioni lavorano con i contenuti e sui contenuti sulla base di ruoli e scadenze. Plone è dotato di una sofisticata gestione dei flussi di lavoro, pienamente personalizzabile e quindi integrabile con le esigenze reali di ciascuna organizzazione, in modo da conferire permessi e notifiche in base agli specifici ruoli con cui le diverse unità organizzative gestiscono il ciclo di creazione-modifica-approvazione dei contenuti.
Flussi di lavoro modellabili in base a step, procedure automatiche attivabili tramite regole e condizioni, quali l'invio di e-mail ed SMS a fronte di una pubblicazione autorizzata, consentono di supportare sia processi ad ampio margine di variabilità, che procedure rigidamente codificate all'interno di un Sistema di Gestione Qualità aziendale (ad esempio, certificato UNI EN ISO 9001:2000).
Sistema di gestione documentale
Plone opera inoltre come un moderno DMS (Document Management System).
Le diverse versioni di un documento sono automaticamente archiviate e permettono l'accesso chiaro e diretto all'ultima versione, con possibilità di "regresso" ad una versione precedente.
Il sistema previene eventuali conflitti in aggiornamento dei contenuti, avvertendo se un contenuto che si sta tentando di modificare è in corso di elaborazione da parte di un altro utente.
La disponibilità di un potente motore di ricerca consente di rintracciare i contenuti sia in modo "full text" che attraverso i metadati ad essi associati, e agevola il reperimento dei documenti e la gestione degli iter.
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